Eventkonzept
Ein professionelles umfassendes Eventkonzept ist der erste Schritt zur gelungenen Veranstaltung egal ob es sich um ein Firmenjubiläum, Mitarbeiterfest, Kunden-Event, Sportevent, Hochzeit oder Geburtstagsfest handelt. Und es spielt auch keine Rolle ob es eine kostenlose Veranstaltung auf Einladungsbasis, eine private Veranstaltung oder ein kommerzieller Event ist. Das Konzept ist die halbe Veranstaltung!
Das Eventkonzept ist der eigentlich wichtigste Teil der Eventplanung, weil es die Grundlagen für alle Bereiche der Veranstaltung schafft und so den roten Faden des Events formuliert. Die wichtigsten Fragen, die eine Veranstaltungskonzept beantworten soll sind: «Was ist das Ziel des Events?» und «Wer ist die Zielgruppe?».
Nach diesen Grundlagen kann das Thema, die Botschaft respektive die Geschichte des Events ausgerichtet werden. Neben der Definition des Ziels sollte auch die gewünschte Wirkung definiert werden – besonders wenn es um Kunden-Events oder kommerzielle Veranstaltungen geht. Weiter sollte der gesamte Ablauf, die Dramaturgie der Veranstaltung gestaltet werden. Der Ablauf eines Events beginnt bei der Kommunikation der Einladung und dem Ablauf der Anmeldungen oder dem Kauf von Tickets. Deshalb muss im Eventkonzept ebenfalls die visuelle Kommunikation enthalten sein: Die Gestaltung von Einladungen, Tickets, Eventwebsite, Plakaten, Werbung, Medieninformationen und eventuell ein Name und ein Logo der Veranstaltung. Ein Event benötigt gewissermassen auch ein Corporate Identity (Event Identity) und ein Corporate Design (Event Design). Letzteres zieht sich bis zu den Dekorationen, Event-Signaletik, Farbenverwendung, Innenausstattung und die Verpflegung weiter. Ein professionell gestalteter Event ist ein Gesamtkunstwerk.
Die Event-Dramaturgie
Ein erfolgreiches Veranstaltungskonzept enthält eine gute Dramaturgie mit Highlights, Wendepunkten und einem Abschluss. Es verhält sich damit ähnlich wie bei einem Theaterstück mit drei Akten oder einem packenden Roman: Es braucht eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss. Die Probleme tauchen dabei oft in den Übergängen auf, und wenn die Zeit knapp ist oder sich etwas verzögert oder Unvorhergesehenes geschieht. Gerade bei wetterabhängigen Veranstaltungen oder wetterabhängigen Programmpunkten muss für einen guten Plan B gesorgt sein.
Mehrtägige Veranstaltungen, Ausstellungen oder Messen
Mehrtägige Veranstaltungen erleben meist Tage mit höherem und tieferem Gäste- oder Besucheraufkommen. Damit muss man rechnen und diese Tatsache sollte insbesondere bei der Kommunikation und Planung der Mitarbeitenden, Hostessen oder Freiwilligen einbezogen werden. Bestimmte gezielt eingesetzte Programmpunkte oder Highlights können verwendet werden, um die Besucher- und Gästemenge zu lenken.
Wir lieben Events, Ausstellungen und Messen und sind mit Herzblut und vollem Einsatz auf jeder Stufe deiner geplanten Veranstaltung die perfekte Ansprechpartnerin. Unser grosser Vorteil ist, dass wir die meisten Kompetenzen für ein Eventkonzept, die Eventplanung und das Eventmanagement sowie auch die Eventkommunikation vor, während und nach dem Event aus inhouse abdecken können. Damit verringerst du das Risiko von Schnittstellenproblemen und hast jederzeit eine einzige Ansprechpartnerin, die sich um alles kümmert. Lass uns zusammen deinen nächsten Event zum unvergesslichen Erlebnis machen.
